El manejo del tiempo se ha vuelto una habilidad indispensable en la vida del ser humano, se
distribuye de diversas maneras en actividades de todos los ámbitos como el personal, laboral,
familiar y social. Todas las personas lo utilizan de acuerdo a sus necesidades o simplemente van
actuando a medida que va pasando el tiempo.
De allí la importancia de cuestionarnos el ¿por qué?, es necesario o pertinente tener un control
sobre el tiempo que destinamos para llevar a cabo nuestras actividades, evidentemente a
primera vista podríamos encontrar que la respuesta a ese por qué sería el poder tener o llevar
un día a día más organizado y evitar así el caos por la falta de tiempo. Pero, más allá de eso, una
buena gestión de nuestras actividades nos ayuda a reducir el estrés, mejorar nuestro enfoque,
ahorrar tiempo y eliminar el desorden mental.
Una vez hallemos la manera de organizarnos respecto a nuestras actividades y el tiempo que
tomamos en estas, podremos empezar a ver reflejados en nuestra vida estos y otros beneficios.
En algunas ocasiones encontrar la forma adecuada de ordenar, no es tan simple y es allí donde
llega el ¿cómo? hacer para tener más tiempo; para organizar mi día y mis actividades; para
priorizar, entre otros interrogantes que nos surgen a la hora de querer llegar a establecer ese
modo que nos llevará a tener un control sobre el manejo del tiempo.
Teniendo en cuenta lo anterior, nos parece importante compartir en este artículo algunas
técnicas que hemos estudiado y puesto en práctica en nuestro ejercicio laboral, rescatando que
todas ellas tienen la posibilidad de ser ajustadas, mejoradas o complementadas unas a otras, de
acuerdo a la necesidad de cada uno.
Técnica Pomodoro: lo que busca esta técnica es que trabajemos por medio de unos ciclos
llamados pomodoro que duran 25 minutos. Entre cada pomodoro debemos tomar 5 minutos de
descanso, exceptuando el 4to pomodoro, el cual requiere de un descanso de 20 minutos. Forzar
que nos detengamos nos permitirá trabajar de forma más eficiente y durante mayor tiempo.
Para comenzar a usar esta técnica, debes primero planear tus pomodoros, a qué te vas a dedicar
en cada uno. En cuanto tengas esta planeación solo necesitas el temporizador para comenzar a
ponerla en práctica, puedes conseguir uno de los que usan en las cocinas que tienen forma de
tomate pomodoro (de ahí el nombre). Se recomienda que en el momento en que se hace la
planeación de los pomodoros, se separe uno para los imprevistos que surgen durante el día.
Es importante también aclarar que hay tareas que son extensas y no se logran realizar en 25
minutos, por lo cual se deben realizar en varios pomodoros, obligándonos a detenernos 5 o 20
minutos de acuerdo al descanso que corresponda. Adicionalmente, los descansos deben ser
destinados a beber agua, tomar un café, o caminar un poco, más no a revisar redes sociales o
trabajar en otro tema.
Aplicando esta técnica se puede conseguir lo siguiente:
Aliviar la ansiedad asociada al llegar a ser.
Mejorar la atención y la concentración gracias a que reduce interrupciones.
Aumentar la conciencia a la hora de tomar decisiones.
Impulsar la motivación y mantenerla constante.
Reforzar la determinación de lograr los objetivos.
Refinar el proceso de estimación del tiempo en términos tanto cualitativos como cuantitativos.
Mejorar los procesos de trabajo o de estudio.
Reforzar la determinación de seguir aplicándolos en situaciones complejas.
Técnica del Batching: Esta técnica se basa en la teoría de que nos demoramos entre 15 y 45
minutos para obtener un nivel de concentración óptimo, por lo cual consiste en agrupar las
tareas por lotes, que sean similares o requieran de recursos similares para así no romper con el
nivel de concentración. Con esta técnica es clave no dejarlas acumular demasiado, pues
tampoco consiste en dejar las tareas hasta último minuto o hasta incumplirlas.
Trabajar agrupando las tareas en lotes nos ayuda a trabajar más concentrados, evitar la
multitarea, mantener a raya las distracciones y avanzar hacia nuestros objetivos de forma más
eficiente. De esta manera se saca mayor provecho de los niveles de concentración que se
alcanzan sin necesidad de interrumpirlos para iniciar un nuevo ciclo.
Matriz Eisenhower: Toma su nombre del ex presidente de los Estados Unidos Dwight D.
Eisenhower, quien siempre se caracterizó por ser una persona muy ordenada. El objetivo de esta
matriz es diferenciar entre lo urgente y lo importante, generando los siguientes cuadrantes:
Urgente e importante: las tareas ubicadas en este cuadrante son las que se deben priorizar.
No urgente e importante: en este cuadrante se ubican aquellas tareas con las que se cuenta más
tiempo, lo ideal es comenzarlas a programar en nuestras agendas para que se vayan
adelantando y se cumplan los tiempos estipulados para el cumplimiento de estas.
Urgente y no importante: son aquellas tareas que pueden delegarse, o se puede buscar ayuda
internamente para darles trámite.
No urgente y no importante: lo recomendable para las tareas ubicadas en este cuadrante es
evaluar la relevancia de hacer estas tareas, o simplemente, aplazarlas y realizarlas en cuanto se
tenga el tiempo.
Jay Shirley: Esta técnica nace del desarrollador de una aplicación llamada The Daily Practice la
cual se diseñó para que las personas crearan de manera rápida hábitos.
La idea de este método es elaborar una lista donde se incluyan tareas básicas y obligatorias,
para ello será necesario tener en cuenta estas tres categorías:
Yo necesito: Las actividades de esta sesión serán las de prioridad alta, aquellas tareas que tienen
un impacto inmediato sean en nuestra vida personal o laboral.
Yo debo: Son aquellas labores esenciales para alcanzar objetivos a largo plazo.
Yo quiero-: Son las tareas que te gustan, interesan y que te permiten tener un momento de gozo
en tu tiempo libre.
Para lograr esta categorización, será importante que en primera instancia hagas una lista de
todas tus tareas pendientes, una vez las hayas reconocido y las tengas anotadas, tomarás un
papel en limpio y lo dividirás en las tres categorías anteriormente mencionadas y empezarás a
asignarle así a cada tarea dependiendo de su cualidad, la categoría a la que pertenece.
Lo ideal será que una vez tengas tus actividades divididas en las tres secciones, tomes una tarea
de cada columna, y logres alternar la necesidad, el deber y lo que realmente te gusta hacer,
cumpliendo tus objetivos de manera amena y divertida, sin apuros.
Al día siguiente, antes de iniciar nuevamente con tu día, analiza lo realizado el día anterior y
comprueba si lograste destinar tu tiempo en actividades de las tres columnas, cuestiona que te
ha funcionado y que no de la técnica, y de esta manera sabrás que debes modificar o ajustar
según tu necesidad.
Ivy Lee A: Aunque nació hace más de un siglo, aún sigue siendo utilizada por muchas empresas y
profesionales que buscan tener una metodología para llevar a cabo sus labores de manera
organizada, con buena gestión y productividad.
La idea de esta técnica consiste en seguir cinco pasos: 1. Una vez culminé una jornada laboral o
un día de actividades personales, escribir en una agenda o calendario virtual las seis tareas más
importantes que tendrá que realizar el día siguiente, 2. No escribir más de seis laborales y
otorgar priorización correcta a cada una, 3. Al día siguiente, el objetivo será iniciar con la
primera tarea y concentrarse en ella hasta terminar y así poder pasar a la siguiente, hasta lograr
completar el máximo de tareas priorizadas, 4. Al terminar la jornada, se revisará que tareas no
lograron quedar realizadas y se pondrán en la lista de labores para el día siguiente, 5. Realizar
este ejercicio durante una semana para evaluar la efectividad del método y así encontrar que
tanto se ajusta a tu vida.
Conclusiones/Recomendaciones
Todas las metodologías o técnicas cómo han podido ver a lo largo de este artículo, podrían
complementarse o modificarse según la necesidad o metas que se tengan para cumplir sus
objetivos, sean personales o profesionales. Aunque tengan alguna diferencia una de otras, todas
están enfocadas en un beneficio común y es el de lograr aumentar la productividad, mejorar la
organización y la gestión de las labores.
Empezar el día sin conocer las tareas pendientes o las prioridades, sólo nos restará tiempo para
cumplir nuestras actividades, además estaremos incrementando nuestros niveles de estrés y
saturando nuestra mente al cambiar radicalmente de una tarea a otra. ¡Evita la multitarea!
Recuerda siempre dedicar una parte del día a hacer algo que te haga feliz, de esa forma
activarás la motivación y la energía necesaria para llevar a cabo cada jornada con buena actitud,
vitalidad y optimismo. También asegúrate de que tus tareas estén en un lugar visible y llamen tu
atención; no olvides que los imprevistos son seguros, tenlos en cuenta y separa un espacio para
estos en cualquier método que decidas usar.
Por último y no menos importante realiza acuerdos contigo mismo y con tus demás compañeros
y líderes, donde las prioridades sean claras y la forma en que trabaja cada uno. En algunas
ocasiones te verás en la necesidad de decir “no”, en estos momentos debes aprender a decir
“ahora no” y priorizar lo que sea más urgente. La concentración cuando llevamos a cabo una
tarea, es el éxito para que la técnica que elijamos funcione nos brinde los mejores
resultados.onales.