Uno de nuestros valores en H&A es “Somos Orientados Al Cambio”. Esto no quiere decir cambiar las cosas por cambiarlas, sino la implementación de cambios que de verdad generen un valor agregado a la eficiencia y eficacia de la organización. Uno de los mejores ejemplos de los beneficios de la implementación de la mejora continua es Volkswagen, quienes a pesar de tener un fuerte resurgimiento durante los años 60s y 70s al volverse un símbolo de la contracultura americana, y ofrecer un gran valor agregado con sus motores diesel, durante los 80s su participación de mercado fue cayendo en picada y su productividad quedó obsoleta en comparación con las superiores metodologías de producción japonesas que lograron hacer de Toyota el mayor productor automovilístico del mundo.
Este declive se mantuvo hasta el año 1989, cuando Ferdinand Piech (uno de los hijos del fundador de VW) llegó al cargo de C.E.O. después de décadas de trabajar como ingeniero en las operaciones tanto de la marca Audi como de Volkswagen. Piech, a pesar de ser un apasionado creyente en la superioridad alemana en temas como atención al detalle e ingeniería, entendió que la mejor forma para alcanzar a los japoneses era entender su metodología y combinarla con esas fortalezas alemanas. Llevando a cabo esta investigación logró llegar a la metodología “Kaizen”(que traduce a “buen cambio” o “mejora”), la cual implementó inmediatamente en todas las áreas de la organización. Esta metodología establece un marco cultural que promueve la mejora continua a lo largo de toda la organización, en todas las áreas y niveles jerárquicos. Gracias a esto, al finalizar la década de los 90, VW había conseguido el liderazgo en Europa, duplicado el valor de sus acciones y había mejorado su productividad en un 40%.Y esto no sólo aplica a manufactura o ingeniería, todas las compañías y operaciones son una serie de procesos, así que su aplicabilidad es independiente del sector (pueden incluso aplicarlo para su vida personal).
Kaizen está basado en el principio que las personas en mejor posición de llevar a cabo las innovaciones son aquellos que están dentro de la operación: Los colaboradores. Cada uno de ellos tienen un conocimiento específico de las operaciones, por lo cual al empoderarlos a innovar y mejorar de forma conjunta y continua dentro de ellas, se pueden crear los cambios más aplicables y con mejores resultados posibles.
Aunque suena simple, al ser un cambio a nivel cultural, es importante que todos los miembros del equipo estemos en el estado mental correcto para que vivamos esta metodología en el día a día. Para esto, autores como Mazaaki  Imai (autor del libro “Kaizen: La clave del éxito competitivo de Japón””) nos presentan 10 principios básicos para que cada uno de nosotros adaptemos a nuestro día a día y promovamos en nuestros equipos, para que todos tengamos la mentalidad adecuada para dar los primeros pasos en esta metodología de mejora continua:
1. Deja ir las suposiciones y el estatus quo: Entiende que nada está escrito en piedra y todo siempre puede ser mejorado, incluso lo que en este momento consideramos como “funcionando”. Si hay una mejor forma de hacer las cosas asume el riesgo de proponerla e implementarla.
2. Sé proactivo en la resolución de problemas: Si algo no está funcionando, corrígelo. Si es algo que no está añadiendo valor a la cadena de procesos, eliminalo, en el caso contrario repáralo. Si hay una mejor forma de hacerlo, proponla, implementala y comparte los resultados con el resto del equipo.
3. No aceptes excusas y haz que las cosas pasen: Desarrollemos estrategias para que los miembros del equipo puedan proponer e intentar ideas sin tener miedo a ser reprendidos. Hagan lluvias de ideas o comités donde se puedan establecer esos nuevos proyectos.
4. Deja atrás el perfeccionismo, mejora y cambia continuamente: Siempre tienen que implementarse cambios, siempre hay mejoras para hacer. Cada vez que implementes algo, entiende que a partir de eso van a haber ajustes necesarios, ten siempre una lista de esos para abordarlos uno a uno.
5. Busca soluciones siempre que encuentres problemas: No es suficiente con encontrar el origen del incendio o de la fuga, para de verdad ofrecer un valor agregado a la organización todos tenemos que tener un rol activo en el encuentro de la solución de ese tema. Señalar lo que está mal sin proponer, pensar o contribuir para la solución solo hará que el resto del equipo te vea como una carga.
6. Sé creativo para encontrar cambios pequeños y de bajo costo: Una de las razones por las cuales no debes intimidarte a la hora de innovar es que muchas veces las mejores innovaciones viene de cambios pequeños y de bajo costo. No tienes que reinventarte la rueda, encuentra cambios pequeños que serían útiles para mejorar el flujo de trabajo e implementalos.
7. No te aceleres con la solución, siempre pregunta porqué 5 veces: A veces pensamos que la fuga de agua sólo se debe a la ruptura de la tubería. Sin embargo, volviendo al primer principio, nunca asumas nada. La mejor forma de hacer esto es preguntando 5 veces el porqué del problema (¿Porqué hay una fuga de agua? Porque la tubería está rota. ¿Porqué la tubería está rota? Porque se oxidó en ese punto. ¿Porque se oxidó justo ahí? Porque la presión del agua está más fuerte ahí. etc.). De esta forma no sólo llegaremos a la causa real del problema (el arreglo de la tubería rota), sino también solucionaremos la razón por la que está sucediendo (problemas en la distribución de agua).
8. Consulta con varias personas: Nadie lo sabe todo. Los del área laboral saben de laboral, los de penal saben de penal, los del área administrativa saben de contaduría y de gestión humana, los ingenieros de tecnología y de procesos. Imagina lo valioso que puede ser tener un punto de vista interdisciplinario para las mejoras que vayas a implementar.
9. Empodera el equipo para tomar parte de la solución de los problemas: A diferencia de Lean Six Sigma que hace especial énfasis en el rol central de los gerentes como líderes del todo, en Kaizen es importante que los miembros del equipo tengan una instrucción integral de la operación para que se sientan en la facultad de proponer soluciones.
10. Nunca dejes de mejorar, este es un proceso sin final: Nunca le digas a tus colaboradores. “Listo, ya acabamos. Podemos relajarnos por los próximos 10 años”. Siempre hay entropía en cada innovación y en cada mejora (potencial para nuevas fuentes de desorden, caos y fallas). Siempre van a haber nuevas tecnologías, mejoras y productos que tus rivales van a descubrir. Tú nunca debes dejar de moverte.
Implementando esto vamos a adoptar una actitud que nos ayudará a no sólo alcanzar nuestros objetivos actuales, sino también a llegar a afrontar retos cada vez más aspiracionales y desafiantes. Aunque parece simple y algunas innovaciones parezcan insignificantes a la hora de proponerlas o implementarlas, si todos ponemos esos granitos de arena día a día para mejorar detalles de nuestros procesos, el efecto en conjunto de nuestro éxito será enorme.

Gustavo Herrrera 
Coor. de Procesos Administrativos